Zeitersparnis
Routineschritte, die heute Minuten bis Stunden kosten, laufen in Sekunden ab. Bei stark manuellen Prozessen entfällt ein großer Teil der Bearbeitungsschritte — wie viel, zeigt der Pilot mit Ihren Vorgängen.
Geschäftsprozesse mit autonomen KI-Agenten automatisieren.
Ein agentischer Workflow beantwortet nicht nur Fragen — er erledigt Aufgaben. KI-Agenten planen mehrere Schritte, greifen über Werkzeuge auf Ihre Systeme zu und arbeiten Routineprozesse bis zum Ergebnis ab. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen, alles läuft On-Premise.
Auslöser · Schritte · Ergebnis · Freigabe durch den MenschenTHEMEN
Chatbot gegen AgentAntwort gegen Ergebnis→
Workflows nach AbteilungSechs Fälle aus dem Mittelstand→
So entsteht ein WorkflowFünf Schritte→
Was es bringtZeit, Fehler, Skalierung→
FAKTEN
Protokoll je AktionEskalationspfad definiert
24/7Bearbeitung ohne Pause
Mensch-FreigabeAn kritischen Punkten
On-PremiseDSGVO-konform, ohne Cloud
workflow · lead-qualifizierung · freigabe vertriebBeispiel
VT
Auslöser: Neue Anfrage im Kontaktformular — Hartmann Anlagenbau fordert ein Angebot für 12 Steuerschränke an.
KI
Schritt 1 — CRM: Neukunde, Branche Anlagenbau, ~80 Mitarbeiter, ergänzt. Schritt 2 — Bewertung: Priorität A (Stückzahl, Region, Termin Q1). Schritt 3 — Angebotsentwurf aus Katalog und Vorlage, 12 × SK-400, netto 38.640 €. Entwurf liegt bei Herrn Roth zur Freigabe — versendet wird nichts ohne Klick.workflow #L-2026-0412 · 3 schritte · 41 s · freigabe offen
Nächster Auslöser …freigabe durch mensch
auslöserformular · postfach · ticket · alarm
werkzeugecrm · erp · dms · mcp
freigabeangebot · zahlung · versand
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routine automatisch · kritisches mit freigabe
ki-spezial@agent:~$ workflow listvertrieb lead-qualifizierungservice ticket-triageeinkauf lieferantenabgleichfinanzen rechnungsprüfunghr bewerber-vorauswahlit incident-vorqualifizierung
Agent plant & handelt
Anbindung CRM, ERP & Co.
Freigabe an kritischen Punkten
Betrieb On-Premise, DSGVO-konform
AUF EINEN BLICK
Das Wichtigste auf einen Blick
- Geeignet für
- Unternehmen mit stark manuellen, regelbasierten Abläufen — Lead-Qualifizierung, Ticket-Triage, Rechnungsvorprüfung, Lieferantenabgleich, Bewerber-Vorauswahl, Incident-Vorqualifizierung
- Ausgangssituation
- Ein Chatbot liefert Text zurück, die Arbeit bleibt bei Ihren Leuten: nachschlagen, abgleichen, entwerfen, weiterleiten — über CRM, ERP, Postfach und Ticketsystem hinweg
- Wir übernehmen
- Prozessanalyse, Anbindung der Systeme über Function Calling und MCP, Konfiguration von Ziel, Guardrails und Eskalationspfaden, Test mit Mensch-Freigabe, produktiver Betrieb
- Ihr Ergebnis
- Ein Workflow, der bis zum Ergebnis läuft — Angebotsentwurf, vorqualifiziertes Ticket, buchungsbereite Rechnung — mit Freigabe durch einen Mitarbeiter an den Stellen, an denen es darauf ankommt
- Einsparung
- Ein großer Teil der manuellen Bearbeitungsschritte entfällt bei regelbasierten Abläufen — wie viel in Ihrem Prozess, schätzen wir im Erstgespräch; Bearbeitung rund um die Uhr und gleichmäßig
- Dauer
- Erste Ergebnisse nach 2 bis 4 Wochen; produktiv geht der erste Workflow, sobald die Qualität im Test mit Mensch-Freigabe belegt ist — je nach Komplexität und Systemzugängen
- Betrieb
- On-Premise: Sprachmodell, Vektordatenbank und Fachsysteme bleiben in Ihrem Netz; laufender Betrieb mit Monitoring über die KI-Administration
- Erster Schritt
- Benennen Sie den Prozess mit dem meisten Handaufwand — im Erstgespräch schätzen wir das Einsparpotenzial und skizzieren den Weg zum ersten Agenten
/01 — 06Vom Chatbot zum handelnden Agenten
Ein Agent gibt nicht nur Antworten — er erledigt die Aufgabe.
Ein klassischer Chatbot ist reaktiv: Sie stellen eine Frage, er liefert Text zurück, die eigentliche Arbeit machen Sie selbst. Ein agentischer KI-Agent geht weiter. Er zerlegt ein Ziel in Schritte, ruft über Tool-Use und Function Calling echte Systeme auf, prüft Zwischenergebnisse und arbeitet den Prozess ab, bis ein verwertbares Ergebnis vorliegt. Mehrere spezialisierte Agenten lassen sich über eine Orchestrierung zu größeren Abläufen verbinden. Damit der Mensch die Kontrolle behält, setzen wir konsequent auf das Human-in-the-Loop-Prinzip: kritische Schritte werden zur Freigabe vorgelegt, jede Aktion wird protokolliert.
chatbot
Antwortetein schritt, dann schluss
- Antwortet nur auf Fragenreaktiv
- Kein Zugriff auf Fachsystemenur text
- Ein Schritt, dann Schlusskeine kette
- Umsetzung bleibt beim Menschenhandarbeit
agent
Erledigtziel statt frage
- Verfolgt ein Zielmehrstufig
- Ruft Werkzeuge & Systeme aufcrm · erp · ticket
- Plant mehrere Schritteprüft zwischenergebnisse
- Liefert ein fertiges Ergebniszur freigabe
/02 — 06Workflows nach Abteilung
Sechs konkrete Workflows aus dem Mittelstand.
Jeder Workflow folgt demselben Muster: ein klarer Auslöser, mehrere automatisierte Schritte und ein verwertbares Ergebnis — mit Mensch-Freigabe an den Stellen, an denen es darauf ankommt.
vertrieb
Lead-Qualifizierung & Angebotsentwurf
AuslöserNeue Anfrage über Formular, E-Mail oder Messe-Lead.
Schritte- Daten mit dem CRM abgleichen und anreichern
- Lead nach hinterlegten Kriterien bewerten
- Angebotsentwurf aus Katalog und Vorlage erstellen
Ergebnis: Statt 30 Minuten Recherche je Lead erhält der Vertrieb einen fertigen Entwurf zur Freigabe — qualifizierte Anfragen landen sofort beim richtigen Ansprechpartner.
kundenservice
Ticket-Triage & Antwortentwürfe
AuslöserNeues Ticket im Helpdesk oder eingehende Service-E-Mail.
Schritte- Anliegen klassifizieren und Dringlichkeit einstufen
- Passende Queue und Bearbeiter zuweisen
- Antwortentwurf aus Wissensdatenbank vorschlagen
Ergebnis: Die Erstreaktionszeit sinkt von Stunden auf Minuten — der Agent triagiert rund um die Uhr, Mitarbeiter prüfen und senden den Antwortentwurf.
einkauf & beschaffung
Anfragen & Lieferantenabgleich
AuslöserBedarfsmeldung oder Bestellanforderung aus einer Fachabteilung.
Schritte- Artikel im ERP und Lieferantenstamm identifizieren
- Angebote nach Preis, Lieferzeit und Rahmenvertrag vergleichen
- Bestellvorschlag mit Begründung zusammenstellen
Ergebnis: Der Einkauf erhält einen vorbereiteten Lieferantenvergleich statt manueller Tabellenpflege; die Bestellfreigabe bleibt beim Einkäufer.
finanzen & buchhaltung
Rechnungsprüfung & Freigabe-Vorbereitung
AuslöserEingehende Lieferantenrechnung im Postfach oder DMS.
Schritte- Rechnungsdaten auslesen und strukturieren
- Gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen
- Abweichungen markieren und Freigabe vorbereiten
Ergebnis: Korrekte Rechnungen sind in Sekunden geprüft und buchungsbereit; nur Abweichungen landen zur Klärung beim Buchhalter — die Zahlungsfreigabe erfolgt stets manuell.
hr & personal
Bewerber-Vorauswahl
AuslöserNeue Bewerbung über das Karriereportal oder per E-Mail.
Schritte- Unterlagen strukturieren und mit dem Anforderungsprofil abgleichen
- Sachliche Passungsübersicht ohne sensible Merkmale erstellen
- Eingangsbestätigung versenden und Rückfragen sammeln
Ergebnis: HR erhält je Stelle eine neutrale Vorab-Übersicht und gewinnt Zeit für persönliche Gespräche. Die Auswahlentscheidung trifft immer ein Mensch.
it & betrieb
Monitoring-Auswertung & Incident-Vorqualifizierung
AuslöserAlarm aus Monitoring, Log-Anomalie oder neues Störungsticket.
Schritte- Logs und Metriken zum Vorfall zusammentragen
- Mit bekannten Mustern und der Wissensbasis abgleichen
- Schweregrad einstufen und Lösungsvorschlag vorbereiten
Ergebnis: Die IT erhält einen vorqualifizierten Incident inklusive Kontext und Vorschlag statt eines nackten Alarms; Eingriffe ins System gibt der zuständige Admin frei.
/03 — 06Vorgehen
So entsteht ein Agentic Workflow.
Wir starten bewusst klein und kontrolliert: erst ein klar abgegrenzter Prozess mit Mensch-Freigabe, dann schrittweise mehr Automatisierung — sobald die Qualität nachweislich stimmt.
1Analyse
Prozess analysieren
Wir nehmen den Ablauf auf: Auslöser, Entscheidungspunkte, beteiligte Systeme und Ziel. Daraus ergibt sich, was sich sinnvoll automatisieren lässt.
2Anbindung
Werkzeuge anbinden
Über Function Calling und MCP binden wir CRM, ERP, Ticketsystem oder Postfach an — mit eng begrenzten Rechten.
3Konfiguration
Agent konfigurieren
Ziel, Handlungsrahmen, Guardrails und Eskalationspfade werden definiert — inklusive der Punkte, an denen eine menschliche Freigabe Pflicht ist.
4Test
Mit Mensch-Freigabe testen
Der Workflow läuft zunächst im Beisein der Fachabteilung. Jeder Schritt wird geprüft, Freigaben sind verpflichtend, wir justieren an echten Vorgängen nach.
5Betrieb
Produktiv betreiben
Nach belegter Qualität geht der Workflow produktiv. Monitoring, Protokollierung und Eskalation laufen mit, der Automatisierungsgrad wächst kontrolliert.
/04 — 06Nutzen
Was agentische Workflows konkret bringen.
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Der Mehrwert entsteht aus eingesparter Zeit, gleichmäßiger Qualität und Mitarbeitern, die sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Fehlerreduktion
Ein Agent arbeitet jeden Vorgang nach demselben definierten Muster ab. Abgleiche und Plausibilitätsprüfungen fangen Tippfehler, Dubletten und Abweichungen früh ab.
Skalierung
Lastspitzen, Saison oder Wachstum sind kein Engpass mehr: Der gleiche Workflow verarbeitet zehn oder tausend Vorgänge, ohne dass Sie Personal aufbauen müssen.
Mitarbeiterentlastung
Monotone Routine übernimmt der Agent. Ihre Fachkräfte konzentrieren sich auf Beratung, Entscheidungen und Ausnahmen — das steigert Qualität und Zufriedenheit.
Nachvollziehbarkeit
Jede Aktion eines Agenten wird protokolliert. Wer was wann ausgelöst und freigegeben hat, ist lückenlos dokumentiert — eine solide Basis für Audits und den EU AI Act.
Datensouveränität
Alle Workflows laufen On-Premise. Kunden-, Personal- und Geschäftsdaten verlassen Ihr Netzwerk nicht — DSGVO-konform und ohne Abhängigkeit von einer externen Cloud.
/05 — 06Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Agentic Workflows.
01Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem agentischen Workflow?+
Ein Chatbot beantwortet Fragen, ein Agent erledigt Aufgaben. Während ein klassischer Chatbot nur Text zurückgibt, plant ein KI-Agent mehrere Schritte, ruft über Werkzeuge echte Systeme auf — etwa CRM, ERP oder Ticketsystem —, prüft Zwischenergebnisse und arbeitet einen Prozess bis zum Ergebnis ab. Statt einer Antwort entsteht eine ausgeführte Handlung, zum Beispiel ein erstellter Angebotsentwurf oder ein vorqualifiziertes Ticket.
02Handeln die Agenten vollautomatisch oder mit menschlicher Kontrolle?+
Beides ist möglich, und Sie entscheiden je Schritt. Wir setzen standardmäßig auf das Human-in-the-Loop-Prinzip: Routine-Schritte laufen automatisch, kritische Entscheidungen wie Angebotsfreigaben, Zahlungen oder Vertragszusagen legt der Agent einem Mitarbeiter zur Freigabe vor. So gewinnen Sie Geschwindigkeit, ohne die Kontrolle abzugeben.
03Bleiben unsere Daten bei agentischen Workflows im Haus?+
Ja. Die Agenten laufen On-Premise auf Ihrer Infrastruktur. Sprachmodell, Vektordatenbank und die angebundenen Fachsysteme bleiben in Ihrem Netzwerk, es fließen keine Kunden- oder Geschäftsdaten in eine externe Cloud. Das ist die Grundlage für DSGVO-Konformität und Geschäftsgeheimnisschutz im Mittelstand.
04An welche Systeme lassen sich die Agenten anbinden?+
Über Function Calling und das Model Context Protocol binden wir gängige Geschäftssysteme an: CRM, ERP, Ticket- und Helpdesk-Systeme, Postfächer, Dateiablagen, Datenbanken und interne APIs. Der Agent erhält dabei nur die Werkzeuge und Rechte, die der jeweilige Workflow tatsächlich benötigt.
05Wie verhindern Sie, dass ein Agent Fehler macht oder Unsinn ausführt?+
Wir kombinieren mehrere Schutzschichten: klar abgegrenzte Werkzeugrechte, Guardrails und Plausibilitätsprüfungen, verpflichtende Mensch-Freigaben an kritischen Punkten sowie vollständige Protokollierung jeder Aktion. So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar und reversibel, und der Agent kann nur innerhalb des definierten Handlungsrahmens agieren. Mehr dazu unter Agent Governance.
06Wie viel Zeit spart ein agentischer Workflow konkret?+
Das hängt vom Prozess ab. Bei stark manuellen, regelbasierten Abläufen — etwa Ticket-Triage oder Rechnungsvorprüfung — entfällt ein großer Teil der manuellen Bearbeitungsschritte; wie viel, schätzen wir im Erstgespräch anhand Ihres Prozesses. Wichtig ist nicht nur die Zeit: Die Bearbeitung wird gleichmäßiger, läuft rund um die Uhr und entlastet Mitarbeiter von Routine.
07Welches Sprachmodell kommt zum Einsatz?+
Wir setzen leistungsfähige offene Modelle ein, die lokal betrieben werden und Tool-Use sowie strukturierte Ausgaben zuverlässig beherrschen. Die Modellwahl richtet sich nach Aufgabe, Sprache und vorhandener GPU-Ausstattung. Für jeden Workflow prüfen wir, welches Modell die beste Balance aus Qualität, Geschwindigkeit und Ressourcenbedarf bietet.
08Wie lange dauert die Einführung eines Workflows?+
Erste Ergebnisse zeigen wir nach 2 bis 4 Wochen; produktiv geht ein erster, klar abgegrenzter Workflow, sobald die Qualität im Test mit Mensch-Freigabe belegt ist — je nach Komplexität und Systemzugängen. Wir starten bewusst mit einem überschaubaren Anwendungsfall, sammeln Betriebserfahrung mit Mensch-Freigabe und weiten den Automatisierungsgrad erst aus, wenn die Qualität nachweislich stimmt.
09Brauchen wir für agentische Workflows eine eigene KI-Abteilung?+
Nein. Wir konzipieren, bauen und betreiben die Workflows für Sie und binden vorhandene IT-Teams auf Wunsch ein. Über die KI-Administration übernehmen wir auch den laufenden Betrieb inklusive Monitoring der Agenten-Abläufe, sodass Sie keine eigenen LLMOps-Kompetenzen aufbauen müssen.
10Was passiert, wenn ein Agent nicht weiterkommt?+
Jeder Workflow hat einen definierten Eskalationspfad. Kann der Agent eine Aufgabe nicht sicher abschließen — etwa weil Daten fehlen oder ein Sonderfall vorliegt —, übergibt er den Vorgang strukturiert mit allen gesammelten Informationen an einen zuständigen Mitarbeiter. So entsteht nie ein stiller Stillstand, sondern eine saubere Übergabe.
/06 — 06Verwandte Lösungen
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