Prozessautomatisierung Agentic Workflows

Geschäftsprozesse mit autonomen KI-Agenten automatisieren.

Ein agentischer Workflow beantwortet nicht nur Fragen – er erledigt Aufgaben. KI-Agenten planen mehrere Schritte, greifen über Werkzeuge auf Ihre Systeme zu und arbeiten Routineprozesse bis zum Ergebnis ab. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen, alles läuft On-Premise.

0%weniger manuelle Schritte
24/7Bearbeitung ohne Pause
On-PremiseDSGVO-konform, ohne Cloud

Beispiel-Workflow

Lead-Qualifizierung & Angebotsentwurf im Vertrieb.

AuslöserNeue Anfrage im KontaktformularEin Interessent fordert ein Angebot an.
Schritt 1 · AnreichernAgent gleicht die Daten mit dem CRM ab und ergänzt Branche und Firmengröße.
Schritt 2 · QualifizierenBewertung nach hinterlegten Kriterien, Priorität wird vergeben.
Schritt 3 · EntwerfenErstellt einen Angebotsentwurf aus Produktkatalog und Vorlagen.
ErgebnisVertrieb erhält Entwurf zur FreigabeStatt 30 Minuten Recherche nur noch ein Klick zur Bestätigung.
Plant & handelt eigenständig
Anbindung an CRM, ERP & Co.
Mensch-Freigabe an kritischen Punkten
On-Premise & DSGVO-konform
Vom Chatbot zum handelnden Agenten

Ein Agent gibt nicht nur Antworten – er erledigt die Aufgabe.

Ein klassischer Chatbot ist reaktiv: Sie stellen eine Frage, er liefert Text zurück, die eigentliche Arbeit machen Sie selbst. Ein agentischer KI-Agent geht weiter. Er zerlegt ein Ziel in Schritte, ruft über Tool-Use und Function Calling echte Systeme auf, prüft Zwischenergebnisse und arbeitet den Prozess ab, bis ein verwertbares Ergebnis vorliegt.

Mehrere spezialisierte Agenten lassen sich zudem über eine Orchestrierung zu größeren Abläufen verbinden. Damit der Mensch die Kontrolle behält, setzen wir konsequent auf das Human-in-the-Loop-Prinzip: kritische Schritte werden zur Freigabe vorgelegt, jede Aktion wird protokolliert.

Chatbot

  • Antwortet nur auf Fragen
  • Kein Zugriff auf Fachsysteme
  • Ein Schritt, dann Schluss
  • Umsetzung bleibt beim Menschen

Agent

  • Verfolgt ein Ziel
  • Ruft Werkzeuge & Systeme auf
  • Plant mehrere Schritte
  • Liefert ein fertiges Ergebnis
Workflows nach Abteilung

Sechs konkrete Workflows aus dem Mittelstand.

Jeder Workflow folgt demselben Muster: ein klarer Auslöser, mehrere automatisierte Schritte und ein verwertbares Ergebnis – mit Mensch-Freigabe an den Stellen, an denen es darauf ankommt.

Vertrieb

Lead-Qualifizierung & Angebotsentwurf

Auslöser

Neue Anfrage über Formular, E-Mail oder Messe-Lead.

Schritte
  • Daten mit dem CRM abgleichen und anreichern
  • Lead nach hinterlegten Kriterien bewerten
  • Angebotsentwurf aus Katalog und Vorlage erstellen
Ergebnis

Beispiel: Statt 30 Minuten Recherche je Lead erhält der Vertrieb einen fertigen Entwurf zur Freigabe – qualifizierte Anfragen landen sofort beim richtigen Ansprechpartner.

Kundenservice

Ticket-Triage & Antwortentwürfe

Auslöser

Neues Ticket im Helpdesk oder eingehende Service-E-Mail.

Schritte
  • Anliegen klassifizieren und Dringlichkeit einstufen
  • Passende Queue und Bearbeiter zuweisen
  • Antwortentwurf aus Wissensdatenbank vorschlagen
Ergebnis

Beispiel: Ein Maschinenbauer reduziert die Erstreaktionszeit von Stunden auf Minuten – der Agent triagiert rund um die Uhr, Mitarbeiter prüfen und senden den Antwortentwurf.

Einkauf & Beschaffung

Anfragen & Lieferantenabgleich

Auslöser

Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung aus einer Fachabteilung.

Schritte
  • Artikel im ERP und Lieferantenstamm identifizieren
  • Angebote nach Preis, Lieferzeit und Rahmenvertrag vergleichen
  • Bestellvorschlag mit Begründung zusammenstellen
Ergebnis

Beispiel: Der Einkauf erhält einen vorbereiteten Lieferantenvergleich statt manueller Tabellenpflege; die Bestellfreigabe bleibt beim Einkäufer.

Finanzen & Buchhaltung

Rechnungsprüfung & Freigabe-Vorbereitung

Auslöser

Eingehende Lieferantenrechnung im Postfach oder DMS.

Schritte
  • Rechnungsdaten auslesen und strukturieren
  • Gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen
  • Abweichungen markieren und Freigabe vorbereiten
Ergebnis

Beispiel: Korrekte Rechnungen sind in Sekunden geprüft und buchungsbereit; nur Abweichungen landen zur Klärung beim Buchhalter – die Zahlungsfreigabe erfolgt stets manuell.

HR & Personal

Bewerber-Vorauswahl

Auslöser

Neue Bewerbung über das Karriereportal oder per E-Mail.

Schritte
  • Unterlagen strukturieren und mit dem Anforderungsprofil abgleichen
  • Sachliche Passungsübersicht ohne sensible Merkmale erstellen
  • Eingangsbestätigung versenden und Rückfragen sammeln
Ergebnis

Beispiel: HR erhält je Stelle eine neutrale Vorab-Übersicht und gewinnt Zeit für persönliche Gespräche. Die Auswahlentscheidung trifft immer ein Mensch.

IT & Betrieb

Monitoring-Auswertung & Incident-Vorqualifizierung

Auslöser

Alarm aus Monitoring, Log-Anomalie oder neues Störungsticket.

Schritte
  • Logs und Metriken zum Vorfall zusammentragen
  • Mit bekannten Mustern und der Wissensbasis abgleichen
  • Schweregrad einstufen und Lösungsvorschlag vorbereiten
Ergebnis

Beispiel: Die IT erhält einen vorqualifizierten Incident inklusive Kontext und Vorschlag statt eines nackten Alarms; Eingriffe ins System gibt der zuständige Admin frei.

Vorgehen

So entsteht ein Agentic Workflow.

Wir starten bewusst klein und kontrolliert: erst ein klar abgegrenzter Prozess mit Mensch-Freigabe, dann schrittweise mehr Automatisierung – sobald die Qualität nachweislich stimmt.

SCHRITT 01

Prozess analysieren

Wir nehmen den Ablauf auf: Auslöser, Entscheidungspunkte, beteiligte Systeme und Ziel. Daraus ergibt sich, was sich sinnvoll automatisieren lässt.

SCHRITT 02

Werkzeuge anbinden

Über Function Calling und MCP binden wir CRM, ERP, Ticketsystem oder Postfach an – mit eng begrenzten Rechten.

SCHRITT 03

Agent konfigurieren

Ziel, Handlungsrahmen, Guardrails und Eskalationspfade werden definiert – inklusive der Punkte, an denen eine menschliche Freigabe Pflicht ist.

SCHRITT 04

Mit Mensch-Freigabe testen

Der Workflow läuft zunächst im Beisein der Fachabteilung. Jeder Schritt wird geprüft, Freigaben sind verpflichtend, wir justieren an echten Vorgängen nach.

SCHRITT 05

Produktiv betreiben

Nach belegter Qualität geht der Workflow produktiv. Monitoring, Protokollierung und Eskalation laufen mit, der Automatisierungsgrad wächst kontrolliert.

Nutzen

Was agentische Workflows konkret bringen.

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Der Mehrwert entsteht aus eingesparter Zeit, gleichmäßiger Qualität und Mitarbeitern, die sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Zeitersparnis

Routineschritte, die heute Minuten bis Stunden kosten, laufen in Sekunden ab. Bei stark manuellen Prozessen lassen sich oft bis zu 70 Prozent der Bearbeitungsschritte einsparen.

Fehlerreduktion

Ein Agent arbeitet jeden Vorgang nach demselben definierten Muster ab. Abgleiche und Plausibilitätsprüfungen fangen Tippfehler, Dubletten und Abweichungen früh ab.

Skalierung

Lastspitzen, Saison oder Wachstum sind kein Engpass mehr: Der gleiche Workflow verarbeitet zehn oder tausend Vorgänge, ohne dass Sie Personal aufbauen müssen.

Mitarbeiterentlastung

Monotone Routine übernimmt der Agent. Ihre Fachkräfte konzentrieren sich auf Beratung, Entscheidungen und Ausnahmen – das steigert Qualität und Zufriedenheit.

Nachvollziehbarkeit

Jede Aktion eines Agenten wird protokolliert. Wer was wann ausgelöst und freigegeben hat, ist lückenlos dokumentiert – eine solide Basis für Audits und den EU AI Act.

Datensouveränität

Alle Workflows laufen On-Premise. Kunden-, Personal- und Geschäftsdaten verlassen Ihr Netzwerk nicht – DSGVO-konform und ohne Abhängigkeit von einer externen Cloud.

FAQ

Häufige Fragen zu Agentic Workflows.

Ein Chatbot beantwortet Fragen, ein Agent erledigt Aufgaben. Während ein klassischer Chatbot nur Text zurückgibt, plant ein KI-Agent mehrere Schritte, ruft über Werkzeuge echte Systeme auf – etwa CRM, ERP oder Ticketsystem –, prüft Zwischenergebnisse und arbeitet einen Prozess bis zum Ergebnis ab. Statt einer Antwort entsteht eine ausgeführte Handlung, zum Beispiel ein erstellter Angebotsentwurf oder ein vorqualifiziertes Ticket.

Beides ist möglich, und Sie entscheiden je Schritt. Wir setzen standardmäßig auf das Human-in-the-Loop-Prinzip: Routine-Schritte laufen automatisch, kritische Entscheidungen wie Angebotsfreigaben, Zahlungen oder Vertragszusagen legt der Agent einem Mitarbeiter zur Freigabe vor. So gewinnen Sie Geschwindigkeit, ohne die Kontrolle abzugeben.

Ja. Die Agenten laufen On-Premise auf Ihrer Infrastruktur. Sprachmodell, Vektordatenbank und die angebundenen Fachsysteme bleiben in Ihrem Netzwerk, es fließen keine Kunden- oder Geschäftsdaten in eine externe Cloud. Das ist die Grundlage für DSGVO-Konformität und Geschäftsgeheimnisschutz im Mittelstand.

Über Function Calling und das Model Context Protocol binden wir gängige Geschäftssysteme an: CRM, ERP, Ticket- und Helpdesk-Systeme, Postfächer, Dateiablagen, Datenbanken und interne APIs. Der Agent erhält dabei nur die Werkzeuge und Rechte, die der jeweilige Workflow tatsächlich benötigt.

Wir kombinieren mehrere Schutzschichten: klar abgegrenzte Werkzeugrechte, Guardrails und Plausibilitätsprüfungen, verpflichtende Mensch-Freigaben an kritischen Punkten sowie vollständige Protokollierung jeder Aktion. So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar und reversibel, und der Agent kann nur innerhalb des definierten Handlungsrahmens agieren. Mehr dazu unter Agent Governance.

Das hängt vom Prozess ab. Bei stark manuellen, regelbasierten Abläufen – etwa Ticket-Triage oder Rechnungsvorprüfung – lassen sich oft bis zu 70 Prozent der manuellen Bearbeitungsschritte einsparen. Wichtig ist nicht nur die Zeit: Die Bearbeitung wird gleichmäßiger, läuft rund um die Uhr und entlastet Mitarbeiter von Routine.

Wir setzen leistungsfähige offene Modelle ein, die lokal betrieben werden und Tool-Use sowie strukturierte Ausgaben zuverlässig beherrschen. Die Modellwahl richtet sich nach Aufgabe, Sprache und vorhandener GPU-Ausstattung. Für jeden Workflow prüfen wir, welches Modell die beste Balance aus Qualität, Geschwindigkeit und Ressourcenbedarf bietet.

Ein erster, klar abgegrenzter Workflow ist je nach Komplexität und Systemzugängen in wenigen Wochen produktiv. Wir starten bewusst mit einem überschaubaren Anwendungsfall, sammeln Betriebserfahrung mit Mensch-Freigabe und weiten den Automatisierungsgrad erst aus, wenn die Qualität nachweislich stimmt.

Nein. Wir konzipieren, bauen und betreiben die Workflows für Sie und binden vorhandene IT-Teams auf Wunsch ein. Über die KI-Administration übernehmen wir auch den laufenden Betrieb inklusive Monitoring der Agenten-Abläufe, sodass Sie keine eigenen LLMOps-Kompetenzen aufbauen müssen.

Jeder Workflow hat einen definierten Eskalationspfad. Kann der Agent eine Aufgabe nicht sicher abschließen – etwa weil Daten fehlen oder ein Sonderfall vorliegt –, übergibt er den Vorgang strukturiert mit allen gesammelten Informationen an einen zuständigen Mitarbeiter. So entsteht nie ein stiller Stillstand, sondern eine saubere Übergabe.

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